Guía definitiva para hacer el organigrama de una empresa

¿Por qué deberías diseñar un organigrama? Los organigramas se utilizan para definir los roles en la estructura jerárquica de una empresa y determinar quien toma las decisiones.

El organigrama es fundamental para la creación de capacidades organizativas que garanticen un control de los departamentos de una empresa y por tanto su supervivencia. Se trata de una estructura visual que resulta clave en la gestión del recurso humano, pues permite visualizar de forma clara y rápida toda la estructura interna de la organización.

La estructura de la empresa

Ilustrar esta información acerca de la empresa resultará útil para que los empleados puedan conocer toda la estructura interna y los roles que corresponden a cada equipo y departamento, mejorando de esta forma la comunicación interna y facilitando la relación entre jefes, subordinados e incluso el trato con clientes.

Con la ayuda de esta completa guía podrás:

  • Comprender el concepto y la importancia de un organigrama empresarial para el funcionamiento de un negocio.
  • Determinar cuál de los modelos de organigrama se adapta mejor a las necesidades de tu empresa.
  • Conocer todas las ventajas y beneficios de poder visualizar la estructura organizacional de una forma práctica.
  • Diseñar un organigrama funcional, que permita a los empleados alcanzar todos los objetivos y metas establecidos por la organización, mientras incrementan la productividad.

Contenido:

1. ¿Qué es el organigrama de una empresa?

1.1 ¿Para qué sirve un organigrama empresarial?

2. Modelos de organigrama de empresas

2.1 Funcional o estructural

2.2 Matricial

2.3 Lineal o vertical

2.4 Horizontal

2.5 Mixto

2.6 Circular

2.7 Jerárquico

3.Importancia del organigrama para las organizaciones

3.1 Las ventajas y desventajas de un organigrama

4. Cómo diseñar correctamente un organigrama empresarial

4.1 Establece la cadena de mando

4.2 Segmenta las áreas o departamentos

4.3 Asigna las tareas y responsabilidades de cada grupo

4.4 Determina el ámbito de control

4.5 Ofrece una visión global de la organización

4.6 Garantiza un diseño intuitivo que favorezca la toma de decisiones

¿Qué es el organigrama de una empresa?

El organigrama es un esquema o representación gráfica en donde se plasma toda la estructura que compone una empresa, incluyendo los departamentos que la integran y las personas que los dirigen. Se trata de un instrumento cuyo rol es informativo, permitiendo que cada uno de los integrantes de una empresa conozca las características generales de su área de trabajo.

Los organigramas tienen un valor estratégico tanto para el departamento de recursos humanos como en la relación entre colaboradores de una empresa. Su función principal es posibilitar que cada componente de la entidad conozca el lugar que ocupa dentro de la cadena de mando, las funciones que le corresponden y su vinculación jerárquica dentro de la plantilla.  

De esta forma y siguiendo los criterios establecidos por la organización, la gerencia tiene la capacidad de hacer que mejore la comunicación interna y obtener datos importantes para el diseño de estrategias que permita aprovechar los recursos disponibles para el cumplimiento de los objetivos de negocios.

El diagrama organizacional más antiguo hasta ahora conocido, fue creado por el ingeniero Daniel McCallum, superintendente de la compañía ferroviaria New York and Erie Railroad, quien en 1854 creó el diagrama que hoy en día es considerado una joya de diseño de información, cuyo objetivo fue el de entender mejor las operaciones del complejo y novedoso sistema de ferrocarriles.

Sin embargo, fue 50 años después cuando su uso se volvió común gracias a que el ingeniero consultor Willard C. Brinton incluyera este sistema en el año 1914 dentro de su libro titulado Graphic Methods for Presenting Facts“,un tratado que recoge el uso de símbolos gráficos para representar información.

¿Cuál es la función de un organigrama empresarial?

El organigrama permite que las empresas puedan realizar un análisis organizado de toda su estructura organizacional, ubicando los nombres de las personas a cargo de cada uno de los departamentos o divisiones de una entidad, dejando en claro las competencias y la relación jerárquica sin distorsiones. Además de lo anterior, contar con un organigrama empresarial deja los siguientes beneficios:

  • Transparencia. Todos los trabajadores tendrán una definición clara de sus funciones y una ruta delimitada para el ascenso, por lo cual se trata de un aliciente para la proyección profesional.
  • Claridad de objetivos. Permite que las organizaciones puedan definir los objetivos generales y específicos de cada departamento. Además facilita hacer seguimiento al cumplimiento de dichos objetivos.
  • Facilita la comunicación. Se trata de una herramienta que permite al departamento de RRHH realizar ajustes que simplifiquen la comunicación entre colaboradores, lo cual implica una mejora en el sistema de trabajo.
  • Definición clara de las funciones y el liderazgo. Permite una definición exacta de las funciones y el nivel de autoridad de todos los integrantes del equipo de trabajo, eliminando los problemas de comunicación entre líderes y colaboradores.

Con todo lo anterior se vuelve posible detectar fallos en la estructura organizacional, optimizando funciones, eliminando cualquier rol duplicado y teniendo una imagen del panorama completo que permita a la gerencia saber quién hace qué, para corregir aquello que no funciona. Para lograr esto, es importante elegir el modelo de organigrama adecuado a las necesidades de la empresa.

Modelos de organigrama de empresas

Cuando llega el momento de crear un organigrama, las organizaciones y el personal encargado suele enfrentar ciertas dificultades y dudas, por ejemplo:

  • ¿Cómo hacer un organigrama?
  • ¿Qué tipos de organigramas existen y cuál modelo debería elegir?

Todo el proceso de selección y diseño será mucho más sencillo una vez que se conozcan los diferentes modelos existentes.

Estos permiten sentar las bases de la compañía, por lo cual se encuentran sujetos al enfoque y perspectiva de la misma. Por esta razón, existen diversos modelos que funcionan mejor según los intereses de cada empresa, siendo necesario evaluar las necesidades organizativas y seleccionar la opción más adecuada para cada caso.

Se encuentran disponibles más de una docena de tipos de organigramas, pero en las siguientes líneas nos concentraremos en definir y evaluar aquellos que resultan más representativos dentro del contexto actual.

Organigrama Estructural o funcional

Este organigrama permite configurar toda la estructura de la organización de acuerdo a las funciones de cada departamento.

Organigrama Estructural o funcional
  • Parte de un CEO y posteriormente comienza a ramificarse de forma vertical dividiendo las áreas o departamentos, agrupando a los especialistas que conforman cada equipo para delimitar las responsabilidades que corresponden a cada cargo.
  • Se organiza de forma tal que exista claridad sobre la posición jerárquica que ocupa cada integrante de la organización, delimitando perfectamente sus funciones, permitiendo que desde el primer momento se tenga un panorama general de todas las áreas que componen la empresa y las responsabilidades que recaen sobre cada equipo de trabajo, evitando conflictos de productividad.

Los organigramas funcionales son la base sobre la cual se construye la mayor parte de los programas informáticos para la gestión de empleados, ya que facilita la división de funciones y el cumplimiento de objetivos entre departamentos, permitiendo la asignación de tareas tomando en consideración las cualidades de cada equipo de trabajo y el personal que lo compone.

Matricial

Dentro de esta estructura se combinan distribuciones horizontales y verticales, dividiéndose en diversas áreas para delimitar a la perfección los puestos de trabajo según las funciones correspondientes a cada departamento. En cuanto a la jerarquía, se trazan dos líneas independientes que cuentan con los mismos derechos.

  • La mayoría de los trabajadores tendrá que estar en contacto permanente con ambas líneas jerárquicas.
  • A nivel gráfico, se representa con líneas verticales para organizar los diferentes cargos dentro de la estructura y horizontales para definir las diversas áreas que componen la empresa.

Gracias a esta forma de representar la información, es posible desarrollar equipos multidisciplinares y crear sinergias interesantes que potencien las capacidades individuales de cada integrante del equipo de colaboradores. Todo lo anterior ocurre con la flexibilidad de poder trabajar en diferentes proyectos en simultáneo, sin que un trabajo interfiera sobre otro.

Organigrama vertical o lineal

Otro ejemplo aplicable dentro de muchas empresas, son los organigramas lineales o verticales, en los cuales se representa toda la estructura de la empresa de forma vertical descendiente.

  • El CEO se ubica a la cabeza del orden jerárquico, mientras que el resto de los componentes del recurso humano y las áreas o departamentos se encuentran subordinadas a sus decisiones.
  • Para que este modelo de gestión funcione, la gerencia tendrá que asumir la responsabilidad de realizar un seguimiento exhaustivo de todo el equipo de colaboradores.
  • Como ventaja, se tienen líneas de mando claras, mayor sensación de control sobre los procesos y gerentes con la capacidad de vigilar de cerca las operaciones de cada departamento.

Esta clase de organigrama es una de las más utilizadas por su sencillez, ya que distribuye la jerarquía de una forma que es válida tanto para grandes empresas como para las pequeñas organizaciones. Sin embargo, también es una de las formas de organización más rígidas desde el punto de vista de autoridad y asignación de responsabilidades.

Organigrama horizontal

Se trata de una estructura que ofrece la capacidad de mejorar la comunicación interna y la cooperación, por lo tanto, éxitos y fracasos son consecuencia del trabajo en equipo. Esto permite reducir la burocracia interna, haciendo más ágiles los procesos e incrementando la velocidad en que se toman decisiones en todos los niveles.

  • En este se despliegan las funciones de izquierda a derecha, apareciendo a la izquierda las personas que ocupan posiciones de mayor jerarquía y hacia el extremo derecho las escalas inferiores.
  • De esta forma se incentiva una dinámica de dialogo, pues, pesar de haber un orden jerárquico claro, existe la oportunidad de compartir opiniones con libertad.

Acá se estarían eliminando una gran cantidad de mandos medios y reduciendo algunas de las funciones gerenciales para lograr que la parte alta de la directiva pueda tener contacto directo con la realidad del trabajo desempeñado por los empleados inferiores, permitiendo el desarrollo de una relación mucho más estrecha donde se fomente la colaboración.

Mixto

El organigrama mixto es consecuencia natural de la fusión entre el modelo horizontal y el vertical.

  • En este se define un área principal que actúa como dirección general, para luego desplegar hacia abajo las diversas áreas complementarias, mientras que de forma horizontal se delimitan los departamentos que la componen.
  • Con esta estructura se logra disipar las limitaciones entre jerarquías, favoreciendo la integración entre las áreas de trabajo de una empresa. Es particularmente útil para empresas con gran cantidad de colaboradores y departamentos con muchas divisiones, donde se requiere claridad en las obligaciones de cada integrante del equipo, pero libertad de integración entre departamentos.

Se trata de método útil para empresas con funcionamientos complejos, que se caracterizan por ser multifuncionales. Como beneficio, esta clase de organigrama permite plasmar una estructura más cónsona con la realidad, pues permite crear diversas combinaciones entre los elementos característicos de cada sistema organizativo. 

Circular

Un organigrama circular toma como principal referencia al departamento o persona que ocupa el puesto de mayor jerarquía. A partir de esta figura se despliega el resto de los componentes de la organización, conformando un círculo cuya jerarquía se extiende del interior al exterior, difuminando las jerarquías.

  • Los niveles jerárquicos son representados en forma de círculos concéntricos, donde el círculo centrar representa a la autoridad máxima, determinando los niveles de la organización.
  • Gracias a esto es posible colocar diferentes puestos en un mismo nivel, favoreciendo la comunicación y colaboración entre equipos.

Como desventaja, este método puede resultar confuso de leer y de entender, forzando niveles de jerarquía de manera indirecta. Para evaluar si esta distribución es efectiva para la empresa es necesario realizar consultas constantes y analizar la relación entre los equipos de trabajo así como la relación entre jefes y subordinados.

Jerárquico

Este sería el tipo de organigrama más tradicional, donde se dibujan los puestos de mayor a menor jerarquía, tal como ocurre con otros modelos verticales, estableciendo relaciones escalonadas partiendo de un sector con una autoridad superior y estableciendo vínculos con el resto de los componentes.

Cuando existe algún inconveniente para establecer la estructura organizacional bajo este método, es una buena idea ayudarse con un software de organigramas que facilite la Laborde asignar roles y definir líneas de mando. Gracias a este tipo de organización se tiene una mayor sensación de control.

Su ventaja principal es la creación de una pirámide donde las funciones y responsabilidades son claras para cada miembro de la organización. De este modo, cada quien conoce sus funciones y entiende cual es la división del trabajo en todos los niveles, desde los escalones bajos hasta la cúspide.

Importancia del organigrama para las organizaciones

Al momento de planificar la estructura interna de una empresa y su flujo de trabajo, el organigrama se convierte en un elemento esencial para hacer que todo el proceso sea más ágil, aumentando la productividad y permitiendo que todos los empleados mantengan el foco en la obtención de las metas y objetivos establecidos.

Sin importar la naturaleza o dimensiones de la estructura organizacional de una empresa, resulta imprescindible trabajar en base a organigramas que promuevan la integración, colaboración y comunicación eficiente entre las diferentes áreas o departamentos que la componen, asegurando que toda la estructura interna siga la misma hoja de ruta.

Detallar la estructura de la empresa por medio de un organigrama es prioritario para la gestión interna. Sin embargo, cuando no se implementa de forma adecuada o no se elige el modelo idóneo según el tipo de organización y sus objetivos, es posible que un organigrama termine significando serias desventajas.

Ventajas y desventajas de un organigrama

Es importante tomar en cuenta el análisis de pros y contras de organizar la estructura organizacional de una empresa por medio de organigramas. A lo largo del texto hemos abordado todas las ventajas que representa este sistema de organización de información, por lo que a modo resumen destacamos los siguientes puntos:

  • Claridad sobre la estructura de una organización en todos sus niveles.
  • Se puede aplicar a empresas de cualquier índole y dimensiones.
  • Es un diagrama que permite resaltar errores e incongruencias sobre la forma en que se organiza el recurso humano y la manera en que se asignan las tareas o responsabilidades.
  • Establece un orden jerárquico claro, entendible y transparente para todos los integrantes de la entidad.
  • Facilita la toma de decisiones, haciendo que se un proceso más intuitivo.

Ahora bien, ¿cuáles serían las desventajas? La elección incorrecta del tipo de organigrama, sin tomar en cuenta el perfil de la empresa, sus objetivos y la personalidad de cada miembro del equipo de trabajo puede traer consecuencias negativas para la productividad de la empresa. Por ejemplo, la mala implementación de un organigrama deriva en las siguientes desventajas:

  • Obstáculos burocráticos que limitan la productividad y sofocan a los empleados.
  • Representar únicamente las relaciones formales, olvidando las interacciones informales que son básicas dentro de cualquier entidad compuesta por colaboradores humanos.
  • No indicar con claridad el nivel de claridad de cada cargo o el peso jerárquico de los diferentes departamentos.
  • Olvidar actualizar el organigrama cuando se realizan cambios sobre la planificación estratégica de la compañía o la composición de su estructura.
  • Errores en el formato y/o lenguaje simbólico del organigrama que dificulten su comprensión por parte del equipo humano.

Cómo diseñar correctamente un organigrama empresarial

Luego de analizar toda la teoría relacionada con los organigramas, entender su importancia y conocer en detalle los pros y contras de su implementación, podemos pasar al aspecto práctico de nuestra guía. Habiendo seleccionado el modelo más adecuado a nuestra organización, es posible seguir los 6 pasos esenciales para el diseño correcto de un organigrama empresarial.

1.    Establece la cadena de mando

Será necesario determinar el cometido y las obligaciones de cada integrante del equipo de colaboradores, la cantidad de niveles de mando existentes desde el CEO hacia abajo y tener claridad sobre quien toma cada decisión. Definir la cadena de mando facilita la gestión del recurso humano y fortalece el liderazgo.

2.    Segmenta las áreas o departamentos

Es esencial crear áreas o departamentos con las cuales sea posible dirigir las acciones de un grupo determinado de empleados. Estos pueden funcionar de forma independiente o colaborar entre sí, pero siempre tendrán que encontrarse perfectamente delimitados en cuando a componentes y funciones a desempeñar.

3.    Asigna las tareas y responsabilidades de cada grupo

Resulta una buena idea asociar determinado conjunto de tareas y responsabilidades a áreas o grupos específicos dentro del organigrama. De esta forma será posible detectar redundancias y tareas duplicadas o la existencia de responsabilidades solapadas.

4.    Determina el ámbito de control

Determina la amplitud del mando de una persona o el nivel jerárquico de un departamento permitirá conocer si hay muchos o pocos colaboradores a cargo de una sola persona, lo cual ayudará a definir el nivel de dependencia o independencia de cada empleado, simplificando el cumplimiento de sus funciones.

5.    Ofrece una visión global de la organización

Comienza con el CEO de la compañía y prosigue hasta llegar a los niveles más bajos asegurando que todo el organigrama ofrece una visión global de la empresa y todo el equipo humano que forma parte de ella. De esta forma, cada integrante tendrá conocimiento de la cadena de mando y las posibilidades que tiene de ascender en la misma.

6.    Garantiza un diseño intuitivo que favorezca la toma de decisiones

Si aún tienes dudas sobre la elección del modelo de organigrama, tendrás que preguntarte si el mismo favorece la toma de decisiones. Si el organigrama no se utiliza o no es tomado en cuenta al momento de tomar decisiones clave para tu proyecto, entonces tendrás que optar por un diseño diferente, que resulte más intuitivo, sencillo de comprender y utilizar.

En conclusión:

El organigrama resulta un elemento fundamental para mantener orden y claridad en la estructura organizacional de la empresa. Según su diseño y la manera en que se plantee cada nivel, cada empleado estará en la capacidad de conocer posición dentro de la cadena de mando y el nivel de autoridad que posee.

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