¿Qué es la Estructura Organizacional? Tipos y características

Para lograr sus objetivos las empresas deben organizarse en diferentes niveles: estratégico, táctico y operativo, de forma tal que puedan abordar los retos del mercado. Definir como se planificará el trabajo para lograrlo, requiere establecer las funciones que se realizarán y quienes harán cada una de ellas.

De acuerdo con el tipo de negocio donde se desenvuelva la empresa, se necesita establecer una estructura organizativa que permita alcanzar sus objetivos. La estructura organizacional determina las formas en que se ordenará interna y administrativamente la empresa para repartir explícitamente el trabajo.

En otras palabras, la estructura organizativa es la manera de planificar el trabajo y distribuir formalmente las responsabilidades, es el esqueleto que sostiene la empresa. Robbins en 1987 escribió: “Si los humanos poseen esqueletos que delimitan su forma, las organizaciones poseen estructuras que delimitan la suya”.

Entonces, es básico que toda empresa, pequeña, mediana o grande, requiera de una estructura organizativa diseñada partiendo de los objetivos que se quieran lograr. Este esqueleto le permite a las organizaciones crecer y ser rentables, identificar los talentos que requiere y mejorar la eficiencia operativa.

Las empresas se organizan de acuerdo con sus necesidades para ordenar las tareas, actividades, procesos y procedimientos que le permiten funcionar como organización.

En este artículo se desarrollarán los siguientes temas:

  • Las estructuras organizativas, que le permiten a las empresas ordenar las funciones derivadas de los objetivos y que se muestran en un organigrama.
  • Las características de las estructuras organizativas, las que muestran si el trabajo y la colaboración para el logro de los objetivos es centralizada o descentralizada.
  • Los elementos claves de la estructura organizativa, que son la cadena de mando, el nivel de centralización, margen de control, grado de especialización, formalidad estructural y formación de departamentos.
  • Los tipos de estructura organizativa, que son lineales, funcionales, de staff y matriciales.

Estructura Organizacional

Una estructura organizacional es un esquema que ayuda a distribuir las actividades que se realizan en una empresa y que permite formar departamentos. El propósito fundamental de este esqueleto es organizar, ordenar y dividir las tareas necesarias para alcanzar los objetivos de la organización con mayor facilidad. Igualmente, se dice que son patrones de diseño para construir una empresa, de modo tal que se puedan alcanzar las metas propuestas y el objetivo que motivó su creación.

Estructura Organizacional

Normalmente, los patrones de diseño para construir la empresa son ilustrados gráficamente mediante un organigrama, es decir, una representación del esqueleto de la organización.

En el organigrama se muestra la disposición de los departamentos o áreas, así como los roles que asumirán las personas en esos lugares. Aunque los puestos de cada departamento en un organigrama muestran la distribución de funciones, también ilustran la cadena de mando y de autoridad dentro de la organización.

Esta disposición de roles que expone la estructura organizativa supone que cada persona cumplirá con el cargo asignado ofreciendo el mayor rendimiento posible. El fin último de una estructura organizativa es establecer un conjunto ordenado de roles a desempeñar por los colaboradores de una empresa.

Con el objeto de trabajar coordinadamente para obtener óptimos resultados, mientras se busca alcanzar las metas estipuladas durante la planificación estratégica.

De acuerdo con muchos especialistas en gestión de negocios, existen varias definiciones de estructura organizacional:

Según Mintzberg (1984)

Para Mintzberg, una estructura organizacional es la agrupación de las maneras en que se divide el trabajo de acuerdo con las diferentes tareas y la coordinación de ellas.

Según Strategor (1988)

Para Strategor, una estructura organizacional es la reunión de las funciones que se deben cumplir y la forma en que se comunican las unidades que realizan el trabajo.

Según Merton (2002)

Para Merton, una estructura organizacional es una configuración social formal, lógicamente organizada, que incluye unas normas de actuación claras, que están relacionadas con el propósito y los objetivos de la empresa.

Según Robbins (2005)

Para Robbins, una estructura organizacional es una repartición formal de los puestos de trabajo dentro de una organización, basada en la especialización de las funciones.

Características de la Estructura Organizacional

Al hablar de la estructura de una organización, nos referimos al sustento que representa la evolución constante y coordinada de una estrategia común. Que ayuda a describir los departamentos y los protocolos necesarios, a fin de lograr los objetivos y que también, describe las posiciones encargadas de la toma de decisiones.

La estructura organizativa puede concentrar o desconcentrar las funciones, de acuerdo con lo que más beneficie a la razón de ser de la compañía. Básicamente, porque el entorno de la compañía, los recursos disponibles y las herramientas con las que cuenta, también influyen, directamente, en el modelo organizacional.

De igual manera, la estructura organizativa que se defina va a depender de la misión, visión y valores de la empresa.

Dentro de las características de la estructura organizacional más resaltantes tenemos:

  • Es centralizada o descentralizada, dependiendo de la forma en que se tomen las decisiones, concentradas en los cargos altos o en los equipos de trabajo.
  • Está diseñada en base a objetivos reales y alcanzables, así como adecuada a las tecnologías y herramientas de la compañía.
  • Permite la definición de áreas o departamentos de acuerdo con la especialización del trabajo y mientras más grande la empresa, más especializada será su división.
  • Ilustra como colaboran y se coordinan las diferentes unidades de la estructura.
  • Representa todas las posiciones donde se ubican a los colaboradores que integran la empresa.
  • Aunque es una representación formal, puede existir un cierto rasgo de informalidad, que es común entre los colaboradores de las empresas.

Elementos clave de la Estructura Organizacional

Todas las estructuras organizacionales tienen algunos elementos claves que sirven para hacer distinciones entre ellas.

Elementos clave de la Estructura Organizacional

Cadena de mando

La cadena de mando es el sustento de todo modelo organizacional, pues define la línea de autoridad que fluye desde la alta dirección hasta los puestos de trabajo más bajos. Esta cadena indica a que persona hay que dirigirse de acuerdo con el tema que se quiera tratar, evitando confusiones.

Por lo tanto, es primordial que todos conozcan el organigrama de la empresa, ya que dará a conocer la cadena de mando y ayudará a mejorar las comunicaciones internas. Y esa es una de las principales funciones de los organigramas empresariales, además de contribuir en la gestión de la carga laboral y aclarar quién supervisa a quién.

De acuerdo con Henry Mintzberg, la cadena de mando está formada por cinco elementos:

  • La directiva de la empresa
  • Los jefes de departamento
  • Los colaboradores
  • Los especialistas técnicos
  • El personal de soporte

Nivel de centralización

Una cadena de mando con un nivel de centralización alto, le resta velocidad a la toma de decisiones y a la resolución de problemas en general.

De igual manera, mientras más centralizada es la organización, la percepción que da es más de autocracia que de democracia. Pues, la directiva termina decidiendo gran cantidad de cosas, incluso cosas simples, que no serían de su incumbencia si el nivel de centralización fuera más bajo.

Margen de control

Mientras más colaboradores estén bajo una cadena de mando, mayor será el margen de control que tenga el directivo a cargo. Sin duda, el margen de control es un elemento que está muy influenciado por el tamaño de la compañía y el nivel de centralización que tenga.

Grado de especialización

En las organizaciones, se distribuye el trabajo con la idea de dar respuesta a las necesidades estratégicas, tácticas y operativas del negocio. Esta distribución de las actividades se hace de acuerdo con el tamaño de la empresa y el grado de especialización de la función principal de la organización.

Si la empresa tiene un grado de especialización alto, los colaboradores apropiados serán expertos en un campo específico, para que sean realmente productos. Mientras que si el grado de especialización es más bajo, la plantilla de los colaboradores que se necesitan es más flexible y versátil.

Lo idóneo es encontrar el grado de especialización que mejor se adecue a las actividades de la empresa, con un cierto balance, entre ambas opciones.

Formalidad estructural

La formalidad estructural de la cadena de mando necesita un cierto equilibrio entre la rigidez y la libertad, a fin de que los procesos de trabajo sean rápidos. Sin coartar las relaciones entre los colaboradores, ni impedir que fluya la creatividad y lo novedoso en los proyectos, debido a demasiada rigidez o formalidad.

Formación de departamentos

Las actividades que se realizan en una organización originan la formación de departamentos, cada uno de ellos, con sus propios proyectos.

Los departamentos que se forman, pueden ser rígidos o flexibles, de acuerdo con la necesidad de un mayor o menor grado de especialización. En los departamentos flexibles, normalmente, existe una colaboración y una comunicación interdepartamental más amplia que en los rígidos.

Una manera básica de formar departamentos es creándolos de acuerdo con las funciones medulares de la empresa, sin olvidar las funciones de soporte.

Tipos de Estructura Organizacional

Dentro de los diferentes tipos de estructura organizacional tenemos los siguientes:

Estructura lineal

La estructura lineal es la que representa a una empresa en la que la autoridad es ejercida por un jefe, que asigna funciones a sus colaboradores. Es decir, que una sola persona toma todas las decisiones y es responsable del mando de los colaboradores que forman parte del departamento.

En la estructura lineal, el jefe establece y distribuye las tareas a los subordinados, quienes le reportan a él sus avances o retrasos. Normalmente, es mucho más frecuente ver estructuras lineales en PYME que en empresas de mayor tamaño, porque es la mejor forma de tener el control.

En conclusión, la estructura lineal se fundamenta en el principio de la jerarquía, reforzando el concepto de autoridad o cadena de mando. Es una estructura sencilla y fácil comprensión, aunque en algunos casos puede ser un modelo rígido e inflexible, debido a la existencia de una autoridad única.

Estructura funcional

La estructura funcional es la que divide las actividades de una empresa de acuerdo con las funciones medulares que realiza. Por lo que, necesita que los colaboradores laboren en los departamentos en los que son especialistas, lo que da mayor calidad al producto y estabilidad a todos.

Este tipo de estructura está basada en el grado de especialización, donde el jefe y los colaboradores comparten sus saberes. En esta estructura, el conocimiento y el grado de especialización es fundamental para establecer la cadena de mando apropiada y permitir el desarrollo profesional de los colaboradores.

Así como también permite descentralizar la toma de decisiones y proporcionar una comunicación más ágil y directa, sin necesidad de contar con intermediarios.

Estructura de staff

La estructura de staff es el resultado de combinar relaciones y decisiones internas con ayuda y consultoría externa a la organización. Usualmente, para que exista una estructura de staff se subcontratan consultores o asesores externos a la organización para realizar actividades especializadas.

Lo que se contrata es un conocimiento que no se tiene dentro de la organización, ya sea por su complejidad o porque sea muy novedoso. También se contratan consultores externos porque no se cuenta con los colaboradores necesarios para hacer las tareas que se requieren.

Estructura matricial

La estructura matricial es la que divide la autoridad en equipos de trabajo funcionales que obedecen a un proyecto específico. Los equipos de trabajo tienen un jefe que coordina el proyecto y reporta los resultados a la directiva de la empresa.

Esta estructura se sustenta en la presencia de varias autoridades, ya que compagina una estructura funcional y una estructura lineal. Por lo que cada colaborador es parte de dos cadenas de mando:

  • Una cadena de mando, producto de la distribución vertical del trabajo, que pertenece a un departamento de acuerdo con la función que realice.
  • Una cadena de mando, producto de la distribución horizontal del trabajo, que es parte de un equipo de proyecto integrado por colaboradores de diferentes departamentos funcionales.

En conclusión

Las estructuras organizacionales no son solamente jerarquías, sino que contribuyen a establecer las cadenas de mando y la forma de funcionar de la empresa.

Igualmente, ayudan  a definir las posiciones de responsabilidad y autoridad dentro de la organización, lo que mejora las actuaciones de los colaboradores al estar claros de su puesto en la empresa. Esto permite tener el control de los resultados de cada departamento y así poder medir su aporte al logro de los objetivos de la organización.

Sea cual sea el tipo de estructura organizacional que la empresa elija para funcionar, hay que tener en cuenta que debe adaptarse a las necesidades del negocio. Buscando darle una ventaja competitiva que la diferencie de otras empresas ubicadas en el mismo ramo, enfocándose en incrementar el desempeño organizacional.

Resumiendo, contar con una estructura organizativa adecuada ayudará a la empresa con:

  • La organización interna, porque cada colaborador sabe a quién debe rendir cuentas e informar de los resultados.
  • La agilización de los procesos medulares y de soporte, al mejorar la interacción entre los colaboradores y los jefes.
  • La distribución adecuada de la autoridad y con ella, la disminución de la presión y del estrés que, usualmente, recae en la directiva y en los jefes de departamento.
  • El enfoque de los esfuerzos en los objetivos de la organización, para que todos los departamentos trabajen en la misma dirección.

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